Дедлайн подачи работ на отраслевой конкурс уже через две недели, а вы еще не приступали к заявке. Ситуация стандартна: о конкурсе узнали давно, но руки не доходили, куча текущей работы, авралы и штурмы, и вот теперь надо собрать пакет документов в сжатые сроки. И не просто собрать, а сделать такую заявку, чтобы пройти в шорт-лист.

Спешу вас успокоить: двух недель достаточно, если работать по плану, а не хвататься за всё сразу.

Подготовка конкурсной заявки за две недели — это выполнимая задача, если разбить её на понятные этапы: выбор проекта, сбор доказательной базы, описание результатов, оформление и финальная проверка. Ниже — пошаговый практикум с раскладкой по дням, который проведёт вас от чистого листа до готового пакета документов.

Почему аврал в последний день не работает

Заявка, собранная за ночь до дедлайна, читается членами жюри мгновенно. Не потому, что там мало текста — как раз наоборот, его обычно довольно много. А потому, что в ней нет главного: отобранного результата, доказательств и внятной структуры. Спешка видна по общим формулировкам, круглым цифрам без источника и попытке впихнуть всё подряд.

Две недели нужны для того, чтобы работа шла в правильном порядке: сначала думаем, что подавать, потом собираем доказательства, и только в конце пишем текст. Большинство делает наоборот: садятся писать сразу, и это главная ошибка. А еще две недели нужны для того, чтобы не останавливать текущую работу, которую никто не отменял. И чтобы не было героических подвигов и бессонных ночей с красными от литров кофе глазами.

Неделя первая: фундамент

Дни 1–2. Выбор проекта и номинации. Не подавайте «вообще всю работу пресс-службы», подавайте один конкретный проект с ясным результатом. Пройдитесь по номинациям конкурса и честно ответьте: под какую из них у вас есть сильный кейс с цифрами? Лучше одна прицельная заявка, чем три размытые.

Дни 3–4. Сбор доказательной базы. Это самый трудоёмкий и самый недооценённый этап. Соберите всё, что подтверждает результат: данные опросов, аналитику, скриншоты, публикации, отзывы, служебную статистику. Именно здесь чаще всего всплывает, что цифры никто не считал, и хорошо, если это выясняется на четвёртый день, а не на четырнадцатый.

Дни 5–7. Формулировка результата. Возьмите собранные данные и превратите их в измеримые утверждения по схеме «было — стало — за какой срок — чем измерено». На этом этапе становится ясно, где база сравнения есть, а где придётся опереться на косвенные признаки. Результат — костяк всей заявки, поэтому на него отводится три дня, а не один вечер.

Неделя вторая: сборка

Дни 8–9. Черновик описания проекта. Теперь, когда результат сформулирован, пишется тело заявки: задача — что сделали — что получилось. Пишется быстро, потому что фундамент уже готов. Главное правило черновика: не редактировать на ходу, а выложить всё целиком, шлифовка будет позже.

Дни 10–11. Визуальная часть и приложения. Скриншоты, макеты, обложки, короткое видео, если формат позволяет. Жюри воспринимает проект и глазами тоже: сильный текст с неряшливыми иллюстрациями теряет в весе. Проверьте требования к форматам файлов, заявки нередко отклоняют по технической причине, а не по содержанию.

Дни 12–13. Редактура и проверка на «чужого читателя». Дайте заявку человеку вне проекта и попросите ответить: что за проект, что изменилось, за счёт чего. Если он спотыкается — правьте. Уберите объёмные показатели там, где нужны показатели эффекта. Проверьте, что главный результат стоит в первой строке блока, а не спрятан в середине.

День 14. Финальная сверка и отправка. Пройдитесь по чек-листу требований конкурса построчно. Проверьте дедлайн по времени, а не только по дате — многие конкурсы закрывают прием в полдень или по определённому часовому поясу. Отправьте с запасом, а не в последние минуты: техника подводит именно тогда, когда нельзя.

Три вещи, которые решают исход

Первое — один сильный результат важнее десяти слабых. Жюри запоминает заявки по одной яркой цифре, а не по объёму текста. Найдите свою и поставьте в начало.

Второе — методика измерения повышает доверие сильнее самой цифры. Скромный показатель с указанием источника выигрывает у впечатляющего числа непонятного происхождения.

Третье — устойчивость результата. Что осталось после проекта: регламент, инструмент, обученная команда, тиражирование. Это поле многие конкурсы оценивают отдельно, а конкуренты его почти всегда оставляют пустым.

Мини-чек-лист готовой заявки

Выбран один проект под конкретную номинацию. Главный результат сформулирован цифрой и стоит в первой строке. Каждая цифра имеет базу сравнения и источник. Показаны метрики эффекта, а не только объёма и охвата. Приложения оформлены и соответствуют требованиям к форматам. Заявку прочитал человек вне проекта и всё понял. Пройден построчный чек-лист требований конкурса. Отправлено с запасом по времени.

Об авторе

Тимур Асланов — практикующий тренер и консультант по PR, публичным выступлениям и применению ИИ в коммуникациях. Провёл более 300 корпоративных тренингов для пресс-служб, PR-отделов и коммуникационных команд. Основатель и председатель жюри конкурса корпоративных СМИ и медиапроектов «Медиалидер» и всероссийского конкурса «Пресс-служба года», главный редактор журнала «Пресс-служба».

« К списку записей